郑档[2008]18号

市直各机关、事业单位，市属各企业：
    为了加强对我市档案管理工作的监督和指导，维护档案的完整与安全，根据《河南省档案管理登记与档案备案办法》，决定在全市开展档案管理登记与档案备案工作，现将有关事项通知如下：
    一、  档案管理登记与档案备案的主体：
    本市行政区域内的机关、团体、事业单位、大中型企业和其他组织（以下简称“单位”）。
    二、  档案管理登记与档案备案的内容：
    1、档案管理登记：指对建立档案工作单位的档案管理机构、人员、馆（室）藏档案、资料、库房设备等档案管理的基本情况进行审查和登记。
    2、档案备案：指本市行政区域内重大政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动形成的档案，以及对反映、记载本市行政区域内重大天文、地理等自然现象的档案，在活动结束六十日内，主办单位和负责检测的部门应当到市档案局办理档案备案手续。
    三、档案管理登记与档案备案时间：
    1、机关、团体、事业单位、大中型企业和其他组织应当自成立或注册之日起六十日内到市档案局办理档案管理登记手续。
    2、本通知下发前，已经成立但未办理档案管理登记的机关、团体、事业单位、大中型企业和其他组织，应在本通知下发之日起三十日内到市档案局办理档案管理登记手续。
    3、已经办理档案管理登记的单位，因单位合并、迁移、撤销、破产或其他原因终止活动的，应当在终止活动之日起六十日内到档案行政管理部门办理变更或注销登记手续。
    4、在重大活动或重大自然现象发生后的六十日内，主办单位和负责监测的部门应当到市档案局办理档案备案手续。
    5、本通知下发前已经发生的重大活动或重大自然现象，由主办单位和负责监测的部门在本通知下发后三十日内到市档案局办理档案备案手续。
    四、档案管理登记与档案备案所需材料：
    1、单位申报档案管理登记所需材料：
    (1)批准单位设立文件或企业法人登记设立证明、社团登记证明、机关、事业单位机构代码证；（验原件留复印件）
    (2)、填写《档案管理登记申报表》一式三份。
    2、单位申报档案备案所需材料：
    (1)提供举办或监测活动的审批文件与活动的具体方案；
    (2)管理部门批准单位设立文件或企业法人登记设立证明、社团登记证明、机关事业单位机构代码证；（验原件留复印件）
    (3)填写《档案管理备案申报表》一式三份。
    市档案局应当对申请单位提交的证明文件和申报表所涉及事项的真实性、完整性、合法性进行审核，审核合格后发给《档案管理登记证》(含副本)。
    五、本市行政区域内档案管理登记与档案备案工作由市档案局政策法规处负责。联系电话： 67180735
 
    附表：
    1、河南省综合、专门、部门、企业事业单位档案馆档案管理登记申报表
    2、河南省机关、团体、企业、事业单位档案管理登记申报表
    3、重大活动及重大自然现象档案备案表
 
 
                                                        郑州市档案局
                                                       2008年3月12日