各县（市）、区档案局，各县（市）、区保密局，市属各机关企事业单位，驻郑各单位，市档案馆:

根据国家档案局紧急通知以及《河南省档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的函》要求，为确保国家秘密安全，促进档案信息化工作健康发展，杜绝档案数字化和档案信息化服务外包过程中的失泄密隐患，现就有关事项通知如下:

一、各级各类国家档案馆和各级机关、企事业单位档案室，立即暂停档案整理和数字化的外包工作。在采取以下安全保密措施、具备安全保密条件后，方可继续外包:

    (一)标有密级且未经解密的涉密档案，不得交由服务公司整理、数字化。

    (二)将非涉密档案提供给服务公司进行整理、数字化时，档案馆、室必须采取以下安全保密措施:

    1、认证审核服务公司的背景情况，不得外包给有外资背景和外籍人员的公司。

    2、与服务公司签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用档案馆、室的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。服务公司要对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案，与其签订保密协议。

    3、档案由服务公司进行整理、数字化过程中，档案馆、室必须在工作现场安装监控设备，并派人实行全过程监管。档案不得带离加工现场。

    4、服务公司工作人员手机集中存放，不得带入档案数字化操作现场。

    5、档案数字化前，档案馆、室必须将所有数字化设备和软件送本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测，封闭USB接口和光驱，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。

    6、档案部门须自备档案数字化场地，并封闭数字化设备的信息出口，防止信息外泄。

7、档案数字化任务完成时，档案馆、室必须与保密行政管理部门检查服务公司所用设备中是否有信息留存，凡有信息留存的，必须清除信息并做安全技术处理。服务公司使用过的存储器应当全部退回档案馆、室处理。

凡未达到以上各项条件的，一律不得继续外包。如果发生信息安全失泄密事件，将追究当事人及单位一把手行政责任，严重者交由司法机关追究其刑事责任。

    二、档案馆、室委托服务公司进行信息管理系统设计、维护等档案信息化服务外包的，也应参照上述做法，严格安全保密措施，防止外包公司在服务过程中非法下载、留存、持有、使用任何档案信息。

三、各级档案行政管理部门应依照本通知要求，尽快组织自查工作，将存在问题、整改措施形成书面材料连同《档案数字化外包情况调查表》，于7月15日前报郑州市档案局科教处。

                             联系人及电话:郑州市档案局 李云豪 石  华 67170003

                                        郑州市保密局 宋  冬 王世平 6718509       

                                                   二〇一二年七月三日