各县（市）、区档案局，市直有关单位：

为了做好我市机构改革中的档案管理工作，确保档案的完整与安全，妥善处理机构变动部门和单位档案的合理归属与流向，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《郑州市档案管理规定》等法律、法规，以及《中共郑州市委郑州市人民政府关于印发〈郑州市人民政府机构改革实施意见〉的通知》（郑文〔2009〕179号），现就有关问题通知如下：

一、此次机构变动中涉及的部门和单位，要加强对档案工作的领导，把档案的处置工作纳入本单位机构调整实施方案同步进行。要建立档案资料清理、交接工作领导小组，负责档案资料的整理、归档和移交工作。交接手续没有办理完毕，清理、交接工作领导小组及其工作人员不得撤离工作岗位。

二、此次机构变动中涉及的部门和单位，要依法做好档案资料清理、整理和交接工作。原机关应归档的文件材料和各门类的档案（包括文书档案、会计档案、专业档案、科技档案、声像档案、实物档案以及档案检索工具和参考资料等），任何部门和个人不得私自带走、分散、留存、转移和销毁，违者要依法追究有关当事人的责任。凡机构变动的部门和单位都必须将本部门、本单位在工作中形成的全部文件材料收集齐全，规范整理，并编制检索工具，以确保档案在机构改革中的完整与安全。

三、此次机构变动部门和单位档案的归属与流向，按以下规定执行：

（一）撤销的部门和单位（包括临时机构），其档案全部向郑州市档案馆移交。涉及部门和单位:市经济委员会、市人事局、市劳动和社会保障局、市农业局、市农业综合开发领导小组办公室、市文化局（市文物局）、市广播电视局、市新闻出版局、市信息化工作办公室、市政府建设工程招标投标办公室、市农村社会养老保险办公室、市政府债务管理办公室、市政府财税监督检查办公室、市政府采购办公室、市水产管理局、市勘界领导小组办公室。

（二）一个部门或单位整体划入另一个部门或单位时，其档案应作为一个全宗移交给郑州市档案馆或经郑州市档案局同意暂由新的主管部门单列全宗保管。涉及单位：市政府重点项目管理办公室。

　  （三）原来是行政或事业单位，在机构改革中转为服务实体或经济实体，不再行使行政管理职能的，转换机制前形成的档案，应移交给郑州市档案馆，个别单位确因工作需要，经郑州市档案局同意，可暂由改制后的新单位单列全宗保管，转换机制后形成的档案，由新单位保管。涉及单位：市供水节水办公室、市中小企业局、市投资促进局。

（四）机构保留但名称更改或职能与业务范围部分发生变动的部门和单位，其原来形成的档案由部门或单位继续保管，不得分散。涉及单位：市交通局、市水利局、市人民防空办公室、市食品药品监督管理局、市卫生局、市外事侨务办公室、市建委、市房地产管理局、市规划局、市市政管理执法局、市园林局、市畜牧局、市民族事务委员会、市南水北调工程建设管理领导小组办公室。

（五）机关单位主要职能没有改变，只是隶属关系变更的，其档案仍由该机关单位管理。涉及单位：市政府法制局。

四、各机关、事业单位在机构改革，人员分流、变动过程中，必须确保档案室所存档案的完整、安全与集中统一管理，加强现行文件资料的整理归档工作，认真做好档案的收集、整理、保管、利用和清理、交接工作，避免应归档文件材料的散失。档案人员分流、变动工作时，凡未办理档案交接手续的不得办理调动手续。

五、机构变动部门和单位向郑州市档案馆移交的档案，必须保持其完整性，机构调整前形成的文书档案、会计档案、专业档案、科技档案、声像档案、和实物档案（包括奖牌、奖杯、奖状、证书、印章等实物档案）以及档案检索工具和参考资料（包括组织沿革、全宗介绍、立卷说明、单位志书等有关材料）、档案装具等要全部移交进馆（电子档案随纸质档案一并移交）。机构变动部门和单位必须抓紧时间，组织人力，尽快将原部门和单位工作活动终止前形成的各门类档案整理完毕，经市档案局验收合格后方可进馆。郑州市档案馆要主动了解机构改革中有关部门和单位档案管理动态，及时做好接收档案的各项准备工作，把应该移交进馆的档案抓紧接收进馆，同时还要积极创造条件，方便提供利用。

六、机构变动后新组建的部门和单位应及时到市档案局办理登记备案手续，同时主动收集变动过程中形成的文件材料，尽快建立新的档案全宗，及时建立健全档案管理制度，搞好档案的收集、整理、保管和提供利用工作，建档工作中存在的问题应及时向郑州市档案局报告，以便开展业务指导工作。

七、在机构改革中，凡发生档案归属争议等问题，有关部门和单位应及时向郑州市档案局报告，以便共同协商，妥善处理。

各县（市）、区机构变动部门和单位的档案处置工作可参照此《意见》执行。

                           郑州市档案局

                               二0一0年一月二十八日