各县（市）、区档案局：

    为加强我市档案法制工作，树立依法行政观念，规范档案行政执法行为，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、规章，特制定本制度。现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

                                  2009年7月13日

郑州市档案行政执法检查制度

为了深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，增强全社会的档案法律意识，提高档案管理水平，推动我市档案事业沿着规范化、法治化轨道健康发展，特制定本制度。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，忠实履行宪法和法律赋予的职责，保护公民、法人和其他组织的合法权益。以法律、法规、规章为依据，明确档案行政管理部门的执法职责、权限和程序，强化执法责任，规范和监督行政执法活动，提高依法行政的水平和效能，加快推进我市档案工作法制化建设步伐,保障我市档案事业全面协调发展。

二、成立领导机构，明确机构职责

（一）成立档案行政执法检查工作领导小组

全市各级档案行政管理部门成立档案行政执法检查工作领导小组，实行行政首长负责制。各县（市）、区档案行政管理部门成立的领导小组名单以正式文件报市档案局备案。

（二）工作机构职责

领导小组负责行政执法检查工作的实施，研究处理行政执法中的重要问题，监督指导本级行政区划内档案系统行政执法工作。

领导小组下设办公室，具体承办实施行政执法检查的日常工作。

三、执法检查的范围

全市各级行政区划范围内的机关、团体、企事业单位。

四、执法检查的主要内容

依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》及《郑州市档案管理规定》等有关法律法规规定，对以下内容实施检查。

（一）机关事业单位档案行政执法检查内容

1、依法建立、健全档案工作各项规章制度，明确分管领导，保障档案机构、人员、用房、经费的落实。

2、档案工作列入单位发展规划和年度工作计划，并建立相应的考核制度。

3、明确档案机构及档案工作人员，集中统一管理本单位全部档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

4、档案工作人员应具备相应的档案专业知识，定期参加相关培训，并保持相对稳定。

5、设有专门档案库房，采取了防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光防污染等措施，无安全隐患。档案装具符合国家规范要求。

6、各种门类、载体的档案收集齐全完整、分类科学、组卷合理、排列有序，案卷质量符合国家标准。

7、制定符合本单位工作实际情况的文件材料归档范围和保管期限表，并报同级档案行政管理部门备案。

8、归档的电子文件数据应与相应的纸质文件数据保持一致，电子文件应物理归档，并做好备份工作。

9、根据室藏档案情况和本单位工作需要，编制多种形式的检索工具和参考资料，建立档案信息检索与管理系统，并积极开展档案信息资源的开发利用、网络化服务、档案宣传等工作。

10、能够积极配合档案行政管理部门对档案违法行为进行查处。建立档案工作违法责任追究制度。

（二）企业单位档案行政执法检查内容

1、依法建立、健全档案工作各项规章制度，明确分管领导，保障档案机构、人员、用房、经费的落实。

2、档案工作列入单位发展规划和年度工作计划，并建立相应的考核制度。

3、明确档案机构及档案工作人员，档案工作人员应具备相应的档案专业知识，定期参加相关培训，并保持相对稳定。

4、本单位全部档案应集中统一管理，并对所属企业的档案工作实行监督和指导。同时接受档案行政管理部门的监督指导。

5、应归档的文件材料，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，无据为己有拒绝归档的现象。

6、制定符合本单位工作实际情况的文件材料归档范围和保管期限表，并报同级档案行政管理部门备案。

7、归档的电子文件数据应与相应的纸质文件数据保持一致，电子文件应物理归档，并做好备份工作。

8、设有专门档案库房，采取了防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光防污染等措施，无安全隐患。档案装具符合国家规范要求。

9、无档案违法行为。发生重大档案违法行为能及时向档案行政管理部门报告并协助查处。

10、有重点建设项目的企业，能按规定向同级档案行政管理部门登记备案。竣工验收前能按规定报请同级档案行政管理部门和项目主管部门进行项目档案专项验收。

11、产品定型、科研成果鉴定、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会，应有档案部门或档案人员参加。

12、本企业及所属企业在改制过程中，档案的归属和流向符合国家有关规定。

13、属于进馆范围的档案，按照有关规定按时向国家综合档案馆移交。

五、执法检查的方法步骤

档案行政执法检查按照一般检查与专项检查相结合，定期检查与不定期检查相结合的原则，根据我市经济和社会发展的需要有重点地开展检查活动。检查采取以下方法步骤：

（一）听取汇报。由被检查单位汇报贯彻落实档案法律法规的基本情况和对照年检内容的自查情况。

（二）实地查看。按照执法检查的内容进行实地查看。

（三）抽检档案。根据案卷目录等检索工具，随机抽查各门类档案。

（四）反馈意见。检查结束后，由检查组向被检查单位反馈检查意见。

（五）查处案件。对发现的轻微违法行为当场下达《郑州市档案局责令限期整改通知书》，并限期整改。逾期不改的，给予通报批评或行政处罚。对严重违法行为当场下达《郑州市档案局行政处罚事先告知书》，对构成犯罪的要移交司法部门追究其刑事责任。

（六）通报。每年在辖区范围内通报各被检单位档案执法检查情况，并将检查结果作为档案工作评先条件。

六、执法检查的工作要求

（一）提高思想认识。档案行政执法检查工作不仅是贯彻执行档案法律法规的有效手段，而且是档案行政管理部门依法行政的重要形式，同时又是促进各单位依法管档、确保档案安全与完整，为国家积累档案信息资源，提高档案管理水平的重要环节。因此，我们要充分认识档案行政执法检查工作的重要性，把档案执法检查工作落到实处，常抓不懈。

（二）强化检查督办。各级档案行政管理部门要加强对各单位档案行政执法检查工作的检查和指导，及时通报检查情况，并提出整改意见，明确整改期限。各单位针对检查提出的整改意见在限定期限内进行整改，对整改后的情况及时报同级档案行政管理部门备案。

（三）加强组织纪律。执法人员要严格依照法定权限、范围、条件和程序实施检查。检查时应主动出示证件，必须有两名以上执法人员在场。执法检查遵循公开、公平、公正、便民的原则，提高办事效率，提供优质服务。