郑档〔2014〕44号

郑州市档案局关于加强档案数字化，提高档案利用服务工作的通知

市直机关各单位，市管各企业和高等院校，各人民团体、各县（市）区档案局馆、市档案馆、各专业档案馆：

    进行档案数字化，建立完整、规范和安全的电子档案全文数据库，整合包括电子文件在内的各类数据，实现档案可计算机便捷查阅利用是当前中央、省委、市委对各单位档案工作的基本要求，也是机关工作服务党委政府中心工作、服务经济建设的重要内容和有效手段。

    郑州市委、市政府曾于2011年下发了《市委办公厅 市政府办公厅关于接收1986年至2000年档案资料进馆的通知》（郑办网〔2011〕170号）文件对我市机关企事业单位档案工作进行具体部署；今年以来，党中央、国务院又印发了《中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）文件对档案工作进行着重强调和推进。

 为了认真落实中央、省委和市委市政府的文件精神和工作部署，各级、各单位都应大力加强档案整理和数字化工作。现提出有关具体要求：

 一、市委、市政府2011年下发了《市委办公厅 市政府办公厅关于接收1986年至2000年档案资料进馆的通知》（郑办网〔2011〕170号）文件以来，市直机关事业单位已有一半以上完成了1986年至2000年档案整理和数字化工作，其中23家已完成数据挂接和档案进馆，20家正在排队进馆。请至今未执行市委、政府（郑办网〔2011〕170号）文件工作部署的单位以及2000年以后成立的单位尽快开始档案规范整理和数字化工作，我局将结合正在进行的行政执法摸底工作，于近期对各单位执行市委、政府工作部署的情况进行通报。

    二、档案整理和数字化是一项长期而持久的工作，各单位应对此项工作的人、财、物作出合理的统筹计划，争取完成当年档案整理和数字化工作的同时，分期、分批用2—3年时间将历史遗留档案整理和数字化完毕，必要时可请专业公司进行此项工作。应注意，初次请专业公司的合同金额应安排在5万以内，以在获取经验的同时保证资金安全。

三、专业档案和科技档案是档案的重要组成部分，这部分档案的数字化整理利用是有效推进工作开展的重要手段。市建委系统对专业档案和科技档案的整理利用，不仅促进了工作的开展，而且为反腐倡廉工作提供了保障。市直机关事务管理局整理利用专业档案、科技档案，优良地保障了市委政府的后勤工作，其各业务处室均配备兼职档案员的做法值得在全市推广。

    四、各单位在档案文献资料数字化之前，应按档案管理的要求，对原有档案认真鉴定和整理，做好数字化前的处理工作和数字化后的检索挂接，以保证数字化的质量和利用。

    五、电子文件的整理要符合《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）和《郑州市档案数字化技术标准》、《郑州市电子文件归档与管理规范（试行）》（郑档〔2007〕33号）的要求。

六、未解密的密级文件暂时不进行数字化（法律法规许可的除外）。事关社会公共安全的档案、包含行业年度统计数据的档案以及包含敏感资料的档案在进行数字化整理时，如进行档案外包服务，应从符合下列4项条件之一的档案专业公司中优先选择：1、国有性质或者国有股份占三分之一以上的；2、获得国家保密部门认证许可的；3、有党组织且成立保密工作领导机构的；4、通过ISO9000系列认证的。以确保档案保密安全。

七、市档案馆、大多数县市区档案馆和部分完成数字化整理的单位，已将原有2—3小时的查档时间有效缩短到5分钟以内，极大地方便了社会各界查阅利用档案。各单位可相互交流学习经验。

八、未开始档案数字化整理的县（市）区档案馆和专业档案馆应积极申请经费，抓紧开展此项业务。

附件一：郑办网〔2011〕170号

附件二：郑州档案局涉及数字化和档案进馆人员联系表

二〇一四年十一月十七日

主题词：加强  档案  数字化  提高  利用  通知                   

郑州市档案局                    2014年11月17日印

                                     （共印120份）

附件一

郑办网〔2011〕170号

市委办公厅　市政府办公厅
关于接收1986年至2000年档案资料进馆的通知

各县（市）区党委、人民政府，市委各部委，市直机关各单位，市管各企业和高等院校，各人民团体：

在市委、市政府的高度重视下，市有关部门的大力支持下，郑州市档案馆新馆建成即将投入使用。为维护党和国家历史的真实面貌，推进国家档案信息资源建设，确保我市各种门类、各种载体的档案及时移交进馆，使郑州市档案馆成为我市安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心和电子文件中心，为社会各界和广大人民群众服务。从今年开始，采取按年代分段分批接收进馆的方法，将各单位1986年至2000年形成的具有永久、长期保存价值的各种门类、各种载体的档案接收进馆。现将有关接收事项通知如下：

一、移交进馆范围

（一）市直机关各单位，市管有关企业、事业单位和高等院校，各人民团体，自1986年至2000年具有永久和长期保存价值的各门类档案及有关资料和各种检索工具。

（二）属于郑州市国家档案馆接收范围的被撤销机关的档案。

（三）属于郑州市国家档案馆收集范围的改制企业的档案。

二、移交进馆内容

（一）移交单位应将反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的具有永久保存价值的文书档案、科技档案、会计档案、专业（专门）档案、声像档案、电子档案、实物档案等收集齐全，分门别类，系统地整理和编目，一并向郑州市档案馆移交。

撤销单位的档案全部移交郑州市档案馆。

（二）移交单位编写的反映本单位主要职能和基本历史面貌的组织沿革、大事记、年鉴、方志、重要基础数字汇编及各类具有永久保存价值的公开出版物、内部发行物等应视同档案整理编目，向郑州市档案馆移交。

（三）全宗卷（全宗介绍、归档范围及保管期限表、档案分类编号方案及其他反映全宗内档案具体情况的表格、文字材料）是档案室在管理全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。各单位都应建立符合《全宗卷规范》（DA/T12—1994）的全宗卷并随同全宗移交进馆。

（四）各有关档案进馆单位必须将本单位2000年以前永久、长期保存的文书档案进行数字化处理，建立案卷级目录数据库、文件级目录数据库、以及全文管理数据库，并随纸质档案一同向郑州市档案馆移交。

三、移交进馆质量

进馆档案必须符合国家有关案卷质量规范标准。各单位应对进馆档案逐卷、逐件进行检查，不符合质量要求的及时按规范标准进行整理，以保证移交工作高标准、优质量。

（一）文书档案

立卷整理编目的档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705—1988）的要求。

以件为单位整理的档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA／T22—2000）的要求。

（二）科技档案

科技档案的整理要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2000）的要求。

（三）会计档案

案卷质量符合《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）、《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）的要求。

（四）声像档案

照片档案的整理要符合《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）的要求；磁性载体档案的整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA／T15—1995）的要求。

（五）电子档案

电子文件的整理要符合《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）和《郑州市档案数字化技术标准》、《郑州市电子文件归档与管理规范（试行）》（郑档〔2007〕33号）的要求。

（六）实物档案

对不同载体和不同形态的实物原件（如：领导题词、获奖证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章、赠品等），按件编写说明和编制目录，同时对实物原件进行拍照存入照片档案。

（七）专业档案

其他业务档案的整理要符合业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专门档案管理办法的要求。

四、移交进馆要求

（一）档案

1．纸质档案、磁性载体档案、电子档案（含全文扫描档案）一式一份。

2．照片档案：照片和底片各一式一份。属数码拍照的，照片和数字影像各一式一份。

3．实物档案：实物档案原件及原件照片（含底片）一式一份。

（二）检索工具

1．文书档案编制移交纸质案卷目录（含卷内文件目录）一式二份（不含案卷内的）；

2．科技档案编制移交相应的纸质案卷目录（含卷内文件目录）一式二份（不含案卷内的）。

3．会计档案、照片档案和其他专业档案编制移交纸质案卷目录（含卷内文件目录）一式两份（不含案卷内的）。

4．实物档案、资料按件（册）编制移交纸质目录两套。

5．机读(电子)案卷级（含卷内文件目录）目录、文件级目录各一份。

6．全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴、志书等编研材料纸质一份、电子一份。

以上纸质部分均以A4纸打印。

（三）档案装具

凡移交进馆的档案，应使用符合国家标准、规范，有利于档案永久或长久保存的装具。

五、移交进馆时间

自2012年1月1日起，市直机关各单位，市管有关企业、事业单位和高等院校，各人民团体，按郑州市档案局通知要求，分期、分批进行档案移交。

对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，经郑州市档案局确认，可以责令提前移交。

六、移交进馆程序

（一）档案检查

郑州市档案局（档案馆）对应进馆的档案、资料及检索工具进行检查，确认合格者，商定交接日期。不符合有关标准的，提出整改意见，待复检后，再行商定交接日期。

（二）纸质档案的检查内容包括：档案分类方案、案卷目录（含卷内文件目录）项目是否齐全、规范，档案实体与检索工具是否相符，案卷整理是否规范，档号编制、卷（盒）格式等是否规范。

（三）磁性载体档案、电子档案必须在有关设备上演示或检测，确保其可读，运转正常，无划伤，文件完整，内容准确。

（四）档案交接

接收时移交单位将档案送至市档案馆，交接双方按目录逐卷（件）清点、核实无误后，办理交接手续。交接双方填写档案交接文据，签字盖章，一式两份，双方各保存一份。

七、移交组织实施

此次全市档案移交工作涉及范围广、时间跨度长、质量要求高、工作任务重。因此，各单位领导要高度重视、精心组织、合理安排、明确责任、落实措施，各单位要明确一名领导主抓，档案人员具体负责，为档案顺利移交提供各方面的保障。档案行政管理部门要认真履行工作职责，组织精干力量，具体负责好这次档案移交工作的组织协调、业务技术指导、督促检查工作。对在移交工作中玩忽职守，造成档案损毁、丢失或拒不移交档案的单位或个人，将严肃追究单位领导和直接责任人的责任。

（联系人：郑明伟　联系电话：13849106600）

中共郑州市委办公厅

郑州市人民政府办公厅

2011年10月11日

附件二

市档案局（馆）涉及数字化和档案进馆工作

人 员 联 系 表

科教处：石  华  67170003   数字化技术标准

机关处：阮享云  67185273   机关档案业务

企业处：李  韬  67185190   企业档案业务

信息科：阎  杰  67181280   进馆数据挂接

征集科：潘  轶（yi）67180260   纸质、实体进馆