市直机关各单位，市管各企业和高等院校，各人民团体、各县（市）区档案局馆、市档案馆、各专业档案馆：

    为了贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅加强档案安全工作和国家档案局关于做好档案安全保管工作的通知精神，确保各单位在档案数字化过程中档案实体与档案信息的安全，现将档案数字化过程中的安全要求通知如下。
    一、增强安全意识，加大检查力度
    各单位要充分认识新形势下档案安全工作的重要性、长期性，牢固树立档案安全责任重于泰山，必须常抓不懈的思想，以对党和人民高度负责的态度，自觉做好档案安全工作。要针对本单位档案数字化安全工作的薄弱环节，组织制定各项防范措施，明确专人对档案安全工作进行定期和不定期的检查，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发生。
    二、主要措施
   （一）建立和完善档案数字化过程中档案安全保管和保密工作责任制等规章制度；处理场所应有保密警示语标牌。
   （二）档案数字化处理场地必须配备消防系统，防盗报警系统、视频监控系统；
   （三）档案数字化外包加工，应优先选择市内的档案整理企业，并参照郑档〔2014〕44号文件第六项要求执行；
   （四）档案运输务必指派二人押运，搬运档案装具要符合安全要求。
   （五）加工现场不得随地随意堆放档案，领导要督促加工者放置有序，按规按类次序整理；
   （六）针对档案原件状况，选择合适的处理设备，以保证其原貌不受损害；
   （七）禁止在加工场所内吸烟、在加工工作台饮水、餐饮等，切实保证档案实体不受损害。
   （八）数字化处理系统必须是封闭性独立网络，禁止与国际互联网连接；
   （九）数字化加工现场禁止使用私人移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。数据迁移、临时备份等工作统一采用具有安全功能的专用U盘、移动硬盘；
   （十）档案数字化处理的各个环节建立移交手续。其处理系统与设备维护保存完整的工作日志及监查记录；
   （十一）严禁任何单位和个人擅自复制数字化处理的各种数据，确因工作需要，须经档案负责人同意；
   （十二）档案数字化过程中的安全工作纳入档案数字化项目验收指标；严格数字化的检查和验收，确保数字化成果的完整与安全。
   （十三）承揽档案数字化项目外包企业，在所承揽项目全部完成，经档案部门验收合格后，将参与该项目的所有计算机硬盘（包括移动硬盘、光盘）、专用U盘等存储介质按登记清册向该项目的档案管理部门移交；
    三、检查与组织实施
    各单位要将档案数字化过程中的安全工作纳入档案安全检查内容，制定具体的工作方案，调整充实档案安全领导机构，建立健全安全检查、安全保管制度。采取自查与抽查、整改相结合的方式，严格执行档案安全保管和保密工作责任制。检查要做到全面彻底不留死角，坚持谁主管，谁检查；谁检查，谁签字，做好检查记录，建立安全检查档案。要把档案安全检查与日常监督管理工作结合起来，集中精力，突出重点，采取强有力的措施，确保档案实体与档案信息的绝对安全。

二〇一四年十一月十七日