市直各单位：
为认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》和《河南省档案管理条例》等法律法规，切实履行档案行政管理部门的监督职能，根据郑档〔2013〕39号通知精神，10月中旬至12月中旬，郑州市档案局对部分市直机关单位开展了档案行政执法检查。现将检查情况通报如下。
一、总体情况
此次检查主要针对的是近五年没有参加过河南省机关档案工作规范化管理认证的单位。检查的内容包括“档案机构及管理制度、年度归档工作和档案保管与安全防护工作”三大类20小项。检查采取一听、二看、三议、四反馈的形式，对全市21家市直单位的档案工作进行了行政执法检查。
从检查情况看，绝大部分单位对此次检查比较重视，能够对照检查要求进行自查。其中，市直机关党工委、市编办、市旅游局、市商务局、市中小企业局等12家单位按时报送了自查报告和自查表。检查期间，大部分单位分管档案工作的领导积极向检查组汇报情况，认真听取反馈意见，正视存在的问题，主动提出下一步整改的措施。
通过检查督促，大部分单位领导和工作人员的档案法律意识进一步增强，档案规范化、制度化管理水平有所提高，档案保管条件得以逐步改善。
二、存在的主要问题
通过检查也发现，仍有少数单位在组织管理、业务规范、档案保护利用等方面还存在不同程度的问题。
（一）、档案组织管理不完善
部分单位档案制度不健全，没有完善的档案管理网络，没有制订符合本单位实际的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。部分单位档案工作人员身兼多职且更换频繁，工作时间、工作质量不能保持相对稳定。个别单位领导档案意识还不够强，平时过问档案工作较少，对档案工作中遇到的困难和问题不能及时予以解决，造成本单位档案工作难以开展。
（二）、档案基础业务尚需规范
一部分单位存在着档案门类不全、专业档案大量积压、
档案整理不规范、未集中统一管理、档案种类载体单一等问题。少数单位的文书档案没有按照规范的立卷方法整理，分类不清楚，保管期限划分不准确，档案质量差，会计档案未按要求纳入集中统一管理。一些档案员对帐外文件材料、照片不注意收集，数码照片和实物档案整理不符合要求。尤其一家单位近5年没有进行立卷归档工作。
（三）、档案保管条件急需改善
检查发现，有一半单位的档案室地方狭小破旧，面积达不到国家规定标准。有的单位装具陈旧，新旧档案柜参差不齐。部分单位的“十防”措施未到位，没有遮光窗帘、温湿度仪、防虫药，室外没有放置灭火器，等等。个别单位综合档案室未单独设置，存在一定的安全隐患。
（四）、档案服务功能有待加强
档案工作的最终目的在于提供服务利用，而档案价值的
实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让“死档案”变成“活信息”，变档案室为“思想库”、“智慧库”。检查中发现，多数单位在如何开发档案信息资源，及时提供多项档案服务方面还做得不够。比如缺少适用的检索工具，没有利用效果登记，档案编研资料匮乏等。
三、今后工作要求
（一）不断增强档案意识，强化服务功能。各单位要深入学习贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，进一步增强全员档案意识，激发做好档案工作的积极性，为全市各单位档案工作的深入开展打下牢固的思想基础。
（二）切实改善保管条件，延长档案使用寿命。各单位要根据反馈的意见，对查出的问题主动想办法，抓紧整改。尤其是保管条件差的单位，要采取切实有效的措施，尽快解决存在的问题。
（三）大力推进队伍建设，提高业务工作水平。各单位要加大档案人员业务培训力度，逐步引进高素质人才，确保档案人员的长期稳定。同时，要相应提高档案人员待遇，改善工作条件和环境。
四、检查结果
（一）档案工作做的比较好的单位：市旅游局、市直机
关工党委、市编办、市中小企业局、团市委、市商务局、市公积金管理中心、市台办、市安监局、市煤炭局
（二）档案工作需要进一步加强的单位：市体育局、市
文联、市地方志、市爱卫办、市委政研室、市仲裁委、航空港区管委会
（三）未检查单位：市文明办、市工商联、市教育局、市市场发展局
郑州市档案局
二○一三年十二月十八日
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