郑档〔2016〕7号

郑州市档案局关于认真做好市直单位

2015年度文件材料立卷归档工作的通知

市直各单位：

2015年度的文件归档整理工作现已开始，为进一步统一标准推进我市机关档案工作的规范化、标准化、现代化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《郑州市档案管理规定》等有关法律法规和《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，现将认真做好市直单位2015年度文件材料立卷归档工作的有关事项通知如下：

一、切实加强领导，确保文件材料立卷归档工作顺利开展

市直各单位要严格按照档案法律法规的有关要求，进一步加强对档案工作的组织领导，明确分管领导，落实具体立卷归档责任人员，切实解决好立卷归档工作收集难和所需的人员、经费、设施设备等方面的问题，确保文件材料立卷归档工作按时保质保量地完成。

二、做好收集工作，确保归档文件材料齐全完整

市直各单位要进一步加大对应归档文件材料收集力度，把记述和反映本单位工作活动，具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、图片、音像制品、荣誉实物、电子文件等文件材料列入收集归档范围，特别是要把“帐外文件”（未经收发登记、打印、编号的文件：如党委（党组）会议记录、办公会议记录、各种花名册、年报表、计划总结、专题情况汇报、大事记以及重大活动、重要会议、突发事件等文件材料）列入收集归档范围，确保文书、会计、科技、声像、荣誉以及其它专业档案等各门类、各载体材料的齐全完整。凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。要严格贯彻相关保密法律法规，涉密文件必须做到单独组卷、单独保管、杜绝任何泄密事件发生。

三、严格执行标准，提高归档质量

市直各单位在立卷归档整理工作中要认真贯彻执行国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》，国家技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《会计档案管理办法》（新的管理办法已于2016年1月1日起执行）和其他专业档案的有关规定，严格按照规范和标准进行整理，确保文件材料归档整理质量符合要求。今年6月30日前，市直各单位及所属单位都必须完成各门类档案的立卷归档整理工作，并将整理好的档案移交本机关综合档案室集中统一管理。

市直各单位在做好2015年度立卷归档的同时，对还未完成档案移交入馆任务的，要进一步收集整理好1986年至2000年形成的具有永久、长期保存价值的各门类、各载体档案资料，及时向郑州市档案馆移交。

四、指导与执法检查相结合，提高立卷归档工作整体水平

一是加强系统督查，提高整体水平。市直各主管委局、开发区以及派出机构要依法履行《档案法》赋予的神圣职责，进一步加强对本系统、本辖区所属基层单位档案工作的监督、检查、指导，确保其应归档文件材料齐全完整、整理规范，同时做好目录上交工作。

二是发挥协作优势，携手共同提高。各协作组长单位要继续发挥组织和协调作用，共同做好立卷归档工作，要充分利用电话、互联网等手段定期组织业务学习和业务研讨，互相交流经验，并及时检查和掌握本协作组成员单位各门类档案立卷归档工作的进展情况。协作组成员要自觉服从组长安排，积极主动地参加协作组的各项活动，搞好团结协作，互相学习，互相促进，共同提高。

三是强化监督指导，依法进行检查。为进一步贯彻落实档案法律法规，市档案局将于9月份对市直各单位的文件材料立卷归档工作进行验收和执法检查，并将检查结果进行通报。希望各单位高度重视，认真做好此项工作，保证按照时间要求，高质量地完成2015年度文件材料立卷归档整理任务，并于6月30日前上报《2015年度文件材料立卷归档整理情况汇总表》（电子版应为PDF格式）。各单位在立卷归档整理工作过程中遇到问题，可与市档案局机关处联系，联系电话：67185273、邮箱：zzdaj001@163.com、QQ群：341875453。

附件： 2015年度文件材料立卷归档整理情况汇总表

                                  郑州市档案局

                                2016年2月29日

附 件

2015年度文件材料立卷归档整理情况汇总表

填报单位（盖章）：                   电话号码：             填表人：               年   月   日

要求：1、各单位要认真准确填写，6月30日前以纸质或传真、电子邮件（均盖单位公章）形式报送市档案局机关处，邮箱：zzdaj001@163.com，联系电话：67185273、传真：67181173。2、下属二级机构交主管委局一并报送。     

                                      （共印150份）