市直各单位：

    为进一步推进我市机关档案工作规范化、标准化、现代化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《郑州市档案管理规定》等有关法律法规和《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，现将市直单位2016年度文件材料立卷归档工作的有关事项通知如下：

    一、加强组织领导，强化责任落实

    市直各单位要严格按照档案法律法规的有关要求，进一步强化责任、落实任务、加强督导。明确分管领导，切实保证人员、经费和设施设备的落实，确保年度文件材料立卷归档工作按时保质保量地完成。

    二、认真开展文件材料收集工作，确保归档文件材料齐全完整

    市直各单位要从2016年工作实际出发，加强对本单位各种门类和载体文件材料收集，确保做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。特别是要把“帐外文件”（未经收发登记、打印、编号的文件：如党委（党组）会议记录、办公会议记录、各种花名册、年报表、计划总结、专题情况汇报、大事记以及重大活动、重要会议、突发事件等文件材料）列入收集归档范围，确保文书、会计、科技、声像、荣誉以及其它专业档案等各门类、各载体材料的齐全完整。凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等）都要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。涉密文件要严格贯彻相关保密法律法规，杜绝任何泄密事件发生。

    三、严格执行标准，提高归档质量

    今年将按照国家档案局下发的新的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）要求进行整理，各单位要认真学习新规则，严格按照规范和标准进行整理，确保文件材料归档整理质量符合要求。今年6月30日前，市直各单位及所属单位都必须完成各门类档案的立卷归档整理工作，并将整理好的档案移交本机关综合档案室集中统一管理。

    市直各单位在做好2016年度立卷归档的同时，对还未完成档案移交入馆任务的，要进一步收集整理好1986年至2000年形成的具有永久、长期保存价值的各门类、各载体档案资料，及时向郑州市档案馆移交。

    四、指导与执法检查相结合，提高立卷归档工作整体水平

    一是加强系统督查，提高整体水平。市直各主管委局、开发区以及派出机构要依法履行《中华人民共和国档案法》赋予的神圣职责，进一步加强对本系统、本辖区所属基层单位档案工作的监督、检查、指导，确保其应归档文件材料齐全完整、整理规范，同时做好目录上交工作。

    二是以协作组为单位，做好立卷归档工作。各协作组长单位要充分利用现代通讯手段定期组织业务学习和研讨，互相交流经验，及时检查和掌握本协作组成员单位各门类档案立卷归档工作的进展情况。协作组成员要自觉服从组长安排，积极主动地参加协作组的各项活动，搞好团结协作，互相学习，互相促进，共同提高。

    三是强化监督指导，依法进行检查。为进一步贯彻落实档案法律法规，市档案局将于9月份对市直各单位的文件材料立卷归档工作进行验收并不定期进行执法检查，并将检查结果进行通报。对因不及时归档而导致文件材料丢失或因保管不当导致档案损毁的，将依据《中华人民共和国档案法》第二十四条的规定进行相关处罚。希望各单位高度重视，认真做好此项工作，保证按照时间要求，高质量地完成2016年度文件材料立卷归档整理任务，并于6月30日前上报《2016年度文件材料立卷归档整理情况汇总表》（电子版应为PDF格式）。各单位在立卷归档整理工作过程中遇到问题，可与市档案局机关处联系，联系电话：67185273、邮箱：zzdaj001@163.com、QQ群：341875453。

附件： 2016年度文件材料立卷归档整理情况汇总表

                                                                                                 郑州市档案局

                                                                                                2017年2月10日