七月十四日上午，中牟县档案局紧急召开档案馆升级工作动员会议。按照惯例每个星期一上午局里都要召开工作例会，但是这次“例会”却不同寻常，因为它不仅仅是一次简单的工作例会，更是一场档案馆升级动员大会。会议由档案局局长潘海枝同志主持，会议对今年的档案馆升级工作进行了安排和部署。这次会议的召开，标志着中牟县档案馆上下整装待发、齐心协力的正式向晋升国家二级档案馆的目标迈进。
    会上，潘局长首先分析了当前面临的紧迫形势。在六月份，中牟县档案局乔迁新址，办公条件大为改善，改变了过去陈旧落后的工作方式，全部办公设施进行了更新换代。在全省第一家安装了档案库房智能监控系统，更换了新的库房密集架，并加紧进行数字化档案馆建设。一系列的变化，引起了郑州市档案局领导的高度重视。6月17日，郑州市档案局局长张义德同志来到中牟县档案局考察工作，陪同的县市领导一同仔细查看了中牟县档案局，对中牟县档案局取得的可喜成就给予了高度的评价，同时也对中牟县档案局提出了更高的要求。希望中牟县档案馆参照国家二级档案馆标准，争取年底能达到国家二级档案馆。中牟县档案局打算年底通过省一级档案馆的验收，现在面对上级领导更高的要求，及时转变思想观念，调整工作目标，要“跳起来摘桃子”。潘局长说，现在距离年底还有五个月的时间，要求全局积极准备，争取到年底完成国家二级档案馆的验收目标。现在时间紧，任务重，会后要马上对照国家二级档案馆的标准进行自查。升级标准满分为100分，国家二级档案馆要求达到八十至九十分。现在中牟县档案馆的状况可以达到80分，如果努力完善，年底可以达到八十五分。不过要得到这五分很有难度，需要单位全体同志团结一心，狠下功夫。
    为确保档案馆升级工作的顺利进行，潘局长就以后的工作进行了周密细致的安排。经过局里领导班子会议研究同意，本着人员灵活调动，合理有序的原则，初步决定把现在到年底的工作具体分为以下几个阶段：
    第一，全体人员参加培训，学习档案数据库建设和档案馆数字化管理系统软件的使用。争取人人都会利用软件录入档案资料，但各自又有不同分工，要各有所长，各有侧重。
    第二，成立四个档案馆升级工作小组。
数据库目录扫描小组由谢局长任组长，共六位同志。主要负责档案目录的录入扫描，利用局里新买的三台先进扫描仪，熟练的操作应用软件，每天上班后，机器不停的运转，六个人轮流工作。争取年底的时候，档案目录检索，由人工检索转变为机器检索。
    后勤服务小组由朱局长任组长，共五位同志。工作重点是负责爱国主义教育基地建设，包括出台设计方案、收集图片资料、实物资料，并负责布展建设工程的网上采购，招标和施工。
    安全保护小组由档案馆馆长张虎强任组长，共两位同志。重点负责升级工作期间档案库房和智能监控系统的安全运行问题。
    网络建设和维护小组由办公室主任辛向阳任组长，共三位同志。主要负责全县各单位档案数字化管理系统软件使用培训，本单位网站的运行维护，网上开放档案目录和现行文件查阅中心的建设。
    潘局长特别强调，由于时间紧迫，档案数字化建设这一块工作任务量大，各科室、各小组的同志都要紧张起来，做好打攻坚战的心里准备。现在先未雨绸缪，如果以后时间不足，可能会加班加点，争取辛苦几个月时间，按时完成全部的工作任务。
    会议进行了将近一个半小时，所有同志都按要求做好了会议记录。
    在会议的最后，潘局长号召全局所有同志团结一致，艰苦努力，全力以赴的投入到档案馆的升级工作中去，以高昂的斗志迎接升级，以蓬勃的热情奋发工作，力争在年底时候为档案馆升级工作画上一个圆满的句号。