2006年12月18日，国家档案局下发了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》或国家档案局8号令），这是建国后档案史上第五次改革的创举，它明确了新时期档案工作的管理概要和前进方向，是档案系统　的“红色指南”。《规定》颁布后，二七区档案局业务科的工作人员对贯彻和实施文件做了系统的学习讨论，并对新《规定》的重要意义、基本内容及文件材料归档范围与保管期限表有了重新的认识和界定。
　　新时期的档案工作者不仅要学会收集、分类、划分保管期限和整理方法，更重要的是在贯彻、普及、提高上下功夫，使档案工作能沿着党的正确方针步步为营扎实推进。搞好机关团体、企事业、科技单位、大中小学、社区、新农村以及重点项目、基本建设项目归档是我们基层档案工作者的义务和责任，是当前学习实践“科学发展观”理论联系实践的具体体现。
　　近两年内，我们先后走访我区管辖范围内的120多家团体单位，对规范化管理和认证的模式在一定基础上有了新的认识和提高。新时期档案管理与规范化认证工作的目的只有一个，是让我们的档案事业蒸蒸日上，让我们每个团队的档案不流失，为本行业撰写历史面貌、研究发展变革、为后人利用服务打基础。所以说，档案规范化管理和档案工作规范化认证是我们当前探讨的新课题和研究的范畴。那么，怎样做好这两项工作呢？怎样把二者关联性相统一，笔者根据自身调研情况和各部门反馈的信息从以下三方面浅谈，供参考。
　　一、 新时期档案管理业务水平上档次，具体要做好三个台面
　　对《规定》的理解要准确，对贯彻执行要到位，对全区档案工作要步调一致。在全面贯彻落实科学发展观的今天，一定要坚持以人为本，与时俱进。正确界定机关文件材料归档范围，准确划分文书保管期限，大力促进机关档案基础工作，努力推进二七区档案资源建设，为构建社会主义和谐社会提供有效服务。因此，档案工作任重道远……新时期档案要从以下三个台面起步。
　　1、新时期档案管理水平要有宏观的指导工作台面。也就是说档案工作者要有丰富的工作经验和娴熟的业务能力。这种业务能力要和国家新时期的《规定》相结合，在正确理解和运用党的方针上不走偏差。这就更需要档案工作人员精通业务、掌握要领、领会精神、贯穿始终。在此基础上做好宣传发动，搞好普及《规定》活动，使国家8号令能够纵向或横向延伸到每个机关团队、企事业、科技单位，使二七区档案工作整体推进到一个台面上，为二七经济发展服务是当前档案局业务工作重中之重。所以说：“打铁先要自身硬，充电先给自己充”。自己身上有一桶水，才能给别人舀一瓢水。提高自身业务素质势在必行，只有提高才能指导。二者必有内在联系。
　　2、服务热情是巩固档案规范化必要条件的台面。有了“内存档案知识库”，服务起来就有目标和方向，工作起来就有干劲。站在宏观领域上，做档案事业工作才能驾驭自如。
　　做好档案工作的前提，首先要学会收集文件资料。收集是档案的基础和支柱。没有收集无从谈档案管理，也就是“巧媳妇难做无米之炊”。服务热情台面非常枯燥。它需要档案工作者有足够的耐心，反复宣讲《规定》中的要领。这样一来二去，对一个单位的档案员要反复讲三次、五次甚至十次、八次，才能勉强把各部门档案收集起来。
　　虽然我们努力地把搜集工作做到前卫，但仍然也有部分现存档案不能很好的归档，以至于有流失现象。档案流失存在着两种“人为”因素：一种是单位领导会干而忽视收集整理工作，另一种是单位领导从思想上轻视档案工作，藐视档案的存在，对档案文职人员不予支持和理解，造成本单位部分档案不能归档。如：“职工录用、转正、聘任、调资、定级等涉及公民权益的有关档案”。又如：“机关签订的合协定、协议、议定”。三如：“机关财务预算”。四如：“机关物质（办公设备及用品、机动车等）购置文件”。五如：“国有资产管理”文件。六如：“职工购置本单位住房合同、协议和有关手续”。通过调研很多单位都属于收集不全就进行归档。赋予档案人员的权利和权限太少，眼睁睁地看到档案流失而无可奈何……
　　对于归档收集齐全的单位，我们严格按照河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则（豫档发〔2001〕9号文件）贯彻执行。以下简称《细则》。每一个细节的整理方法都做到手把手的教，直到学会为止。
近两年内，我们采取走出去对管辖内区级垂直单位、企业、科技单位、中小学等单位进行现场指导，无偿讲解规范化管理的程序。受到各单位的普遍欢迎和认同。总结一点是服务平台要坚持持久性、耐久性。只有这样做，新时期的档案工作才能有效的发扬光大。
　　3、操作规范化是做好新时期档案工作的第三个台面。档案人员在深入实际工作中加强具体实践指导，认真细致严把质量关。重点力度放在检查归档的文件是否齐全完整；整理方法是否符合《细则》和相关规定的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其它门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。只有高标准严要求，才能有一流整理档案的质量。整理和质量二者应同时兼顾不可忽视任何一个环节。
　　二、 规范化管理认证上台阶
档案规范化管理认证是新时期档案工作开拓的又一领域。它是对各单位档案工作的达标认证和肯定。国家档案局及河南省档案局出台了严格的《河南省县（区）直机关档案工作等级标准（试行）》。每个标准都有相关的内容和分数。这为我们判断各单位是否能规范化管理和认证上台阶提供了必要的科学依据。有了它，我们工作起来有方向、有目标、有力量。
规范化认证应具备以下三个条件。
　　（一）单位档案规范化认证，领导重视是首要前提。领导不重视规范化认证工作无从谈起。规范化认证还有最重要的一点是要本着自愿的原则。这对我们从事档案工作者面临极大的挑战。我们档案人员像一粒种子，无论走到哪里就把档案事业播撒到哪里，档案工作就会在那里生根、发芽、开花、结果。如不愿意我们绝不会施加行政手段予与干涉。这是从事多年档案的基本素质和原则。
　　1、领导重视应该从哪些方面入手呢?
　　（1）档案管理体制。它包括组织领导、机构人员。
　　（2）档案业务“两基”建设。它包括基础业务建设、基础设施建设、实行文档一体化管理。
　　（3）   档案信息化建设。建立电子档案管理数据库、编制检索工具、编研材料、提供利用。
　　(二) 单位档案规范化认证，硬件条件是基础。
　　1、应有单独的档案库房、阅览室和办公室。
　　2、库房档案保管应实现“三铁”（铁门、铁窗户、铁柜子），配有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等（有条件的单位可配温湿度制动控制系统、消防监控系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备），达到“十防”（防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、放高低温、放光、防污染）要求。
　　3、  配备复印机、照相机、录音机、装订机、缝纫机等设备。
因此，基础设施建设是提高业务建设的前提和必要工具。有了它，档案工作才能提高到维护管理水平和信息化领域上来。
　　（三）单位档案规范化认证，有专（兼）职档案文职人员具体操作。
操作过程中必须严格按照河南省机关工作规范化管理标准40条严格执行。对认证内容与认证标准的规范操作，做到一丝不苟，全面细致自查。对排查问题一个一个落实完善后，方可向上一级档案部门申报。同时应确保档案“两基”建设完善后，按程序方可达标。
　　区档案局对管辖申报档案认证的单位，本着自愿的原则给予宏观指导，除文书档案以外，还涉及专门档案(会计、专业)，科技档案（基建、设备、科技），声像档案(照片，录音、录像、光盘)，资料（图书、期刊、杂志、报纸），荣誉档案（证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌、奖章、赠品）。四大门类档案中各个环节操作方法都按“国标”要求达标方可认证。这样的工作状态做出的档案工作一定会和“国标”接轨。
　　另外，各单位在有条件情况下，积极鼓励制作影视脚本。对本单位的历史面貌、历任领导、重要事件、重要业绩、人文关心、荣誉展示等制作光盘和影碟以此展示本单位风貌。以示业内（省、市）领导目睹认同。这对提高单位精神面貌、展示风采，提高知名度都将起到了决定性的积极作用。
　　三、构想档案未来的前景
　　展望二七区档案事业的未来，档案发展要从纵向和横向管理、科学化管理进军。纵向管理是把档案工作延伸到管辖的垂直单位、企业、学校、社区、农村等。横向管理是对机关局委、乡镇办的每年文件归档管理，只有做到连续性、合理性、持久性才能延续和发展这一工作的平台，档案工作才能跟上时代步伐。所以说坚持做好档案工作的信念和信心不能变，不可变。这是我们档案工作者执行国家8号令基本路线和基本原则的唯一保障。
　　档案工作的前景要开拓进取，要达到“质”和“量”的飞跃。要在建立网络化管理、信息化管理、现行文件管理上开辟一条新路子。对软件的应用和网络化发展要达到一个现代水平管理层次上，为网络化建设，信息化管理摸索出一条有规则的路子。在档案事业飞速发展的今天，在档案查阅利用上，为民服务效率上，是大有必要的。如：我单位在查阅婚姻、复员军人、城建档案、文书档案以及现行文件都较好的体现了信息化管理和利用的价值。
　　前不久，我局来了一个查档者陈女士。她是郑大附小的一名教师，就要面临退休，按照有关文件精神，在职期间被评为区级以上优秀教师的，退休后可享受百分之百工资待遇。陈女士曾在1982年被评为“二七区优秀教师”，但当时由于疏忽，荣誉证书上的名字写错了，直到办理相关退休手续，才发现这个问题。陈女士非常着急，抱着一丝希望来到二七区档案局希望能找到相关证明。工作人员当即从档案管理软件中检索，并在文教局输录的机读目录中点击，从而查出1982陈女士的优秀教师登记表和表彰的相关文件，有效的提供了该人的优秀教师的身份依据，为她退休享受百分之百工资待遇提供了有力的证明。数半月后，该同志亲自到我们单位致谢热泪盈眶……对我们周到热情服务和信息化建设表示出极大的感谢和认同。
　　档案工作无大小，关键作用就是宝。这是我们一线档案工作者悟出的深刻道理。在这个平凡岗位上我一干就是17年，17年守得住清贫，耐得住寂寞，默默奉献以良好的职业道德赢得了各界人士的认知认同。在档案这块土地上，我驾驭档案管理的能力游刃有余，无限风光在眼前，档案事业会在我们这一代的努力耕耘下更加灿烂辉煌。
　　未来的档案要发展多元素一体化。要有监控器、摄像头和库房保护管理。要有恒温程控设备，密集架程控设备。数字检索微机化管理。在名人档案，古迹文物、非物质文化遗产、重点工程档案、企业、中小学档案上加大力度。使档案管理向纵深的领域大步前进。从横向向纵向快速健康的发展。丰富档案资源，扩大档案库存量，补救历史档案，更有效的为二七区经济腾飞服务，使我区档案事业在未来的道路上欣欣向荣，蒸蒸日上。 

 
单位地址：政通路85号
作者姓名：张梅
邮政编码：450005
联系电话：681816043