随着社会的进步，经济的发展，人民物质生活水平的不断提高，档案愈来愈得到人们的看重。曾见多少人怀着一颗未了的心愿，企图在档案保管部门得到一个圆满的答案，查找到了档案，欣喜若狂，满意而去；也曾见多少这样的人未查找到所需档案，是何等的沮丧，何等的遗憾。
    在这里笔者为您摄入几组这样遗憾的镜头：1995年，一位退休教师早早地来到新郑市档案馆，查自己受过县级以上表彰的文件，在我的详细询问下，他说出实情：刚刚听说一个好消息，受到县以上表彰的教师退休时可以拿到100%的工资，自己曾经在1979年8月得到过此种奖励，由于自己老伴把奖状裁成鞋样用了，急得连饭也顾不得吃，就一大早赶来了，我听完详情就赶紧帮忙查，结果，几个小时过去了，各种检索渠道都用尽了，也未找到他需要的文件，只见他搓着手，唉声叹气地说：“这怎么办，太遗憾了”。说后还久久不肯离去。
    2003年，一位七十多岁的老同志查自己以前在县武装部和粮食局工作的档案，据此可以拿到补助金。他曾多次到档案馆查找，结果经馆里同志反复认真查找，也无查找到任何蛛丝马迹，这位老同志仍不死心，无论是风霜雪雨，还是严寒酷暑，都隔一段时间来对我们反复诉说：“我在这两个单位工作过是有好多同志作证的，为什么就没有档案呢？实在太遗憾了”。最后总是摸一下脸上不知是泪、是汗、是雨、是雪的水滴，缓慢泪丧地离去。
    去年，弟弟听说下岗职工办企业可以免交部分税，就去原所在单位查找自己的档案，结果是三番五次去查无果，弟让我代查，经我详细查找还是无此档案的前提下，我想只好查工资花名册了，结果每月的正式工资花名册都有弟弟的名字，我只好复印了这些花名册，拿到劳动局，结果劳动局不承认，弟弟好长时间一提起此事，就遗憾得、愤恨得不得了。
    还有象经济纠纷、土地纠纷、婚姻纠纷、纠正工龄等等事关人生大事的，因为查不出档案造成了种种令人无法弥补的遗憾。
    为什么会造成这些遗憾呢？我认为有以下几个方面造成档案残缺不全而查不到档案的原因：
    一是形成档案的单位对档案工作重视不够，如有因单位领导不重视此项工作，没有安排好素质高的档案员、安全防范措施好的档案室等等；有因领导当时认为自己手里拥有的文件很重要、很机密，交给档案员不放心，这些文件当时不立卷归档，领导一经调动，此份文件就将会随领导的调动而遗失；有因档案员责任心不强，认为到领导办公室收集文件不太合适，有的是懒得收集，认为是多一事不如少一事，手下有多少就立多少，结果就造成所形成的档案残缺不全；还有的是在保存档案过程中，由于档案员调离频繁，又无办理任何手续，档案一旦丢失了，谁也不负责任，当时查我弟弟的档案时，其中有一个档案员亲口对我说，你弟弟的档案在我移交时还有的，另一个说，我接管档案以来从未见到过，这样坑来坑去还是坑着了职工。
    二是档案行政管理部门管理力度不够。每年到立卷归档时，有时只着重立卷归档完成时间，对收集不齐全的、或丢失档案的单位和档案员缺乏必要的惩罚措施。
    遗憾几乎是无法挽救的，只有加大力度制订必要的管理档案的措施才能减少和杜绝遗憾。笔者认为应采取以下几点措施可减少、甚至杜绝因查不到档案所造成的遗憾发生。
    1、加强对档案工作的领导，确保年度立卷齐全完整。从形成档案时着手，每年立卷之前要对全市各单位主管档案工作的领导和档案员召开一个关于年度立卷前的准备工作会议，并且在会上同各单位签订档案管理目标责任书，同时加强对档案员进行年度立卷前的培训工作，切实把好收集关、立卷关、检查关，使所立案卷齐全完整，确保查准率。
    2、加大档案执法检查力度，确保档案的完整与安全。要硬起手脖来抓执法工作，档案执法人员要经常到各单位档案室调查档案保管情况、档案员状况，对发现档案丢失、损毁现象，要严格按照档案法规定的条款进行处罚，并把处罚结果通报全市，做到警钟长鸣。
    3、不断补充馆藏档案内容，更好地满足广大利用者。创造条件及时接收该进馆的档案，防止档案在基层档案室因管理条件不善而丢失，同时要求有条件的单位，利用现代化操作管理技术，每年在立卷归档的同时，向档案馆报软盘、光盘，做到当年立卷，当年档案资料进馆。总之，只有管理好、利用好档案，才能更好地为社会提供及时有效的服务。
 
                               新郑市档案局  王建珍