近年来，国家档案局加强了对档案信息化的规划、指导和管理，出台了电子公文归档管理办法，要求档案部门要加强电子公文管理，把它作为一项基础性工作，纳入国家电子政务建设和政府信息公开的数据源。郑州市档案局已将档案信息化作为主要任务，以档案信息化推动档案事业实现跨越式发展。为贯彻实施《电子公文归档管理暂行办法》，参与郑州市电子政务建设，探索电子政务环境下的电子公文归档的运行机制和模式，郑州市档案局科技教育处对郑州市电子政务现状、电子公文归档情况、国内及国外电子公文管理模式等进行了摸底调查，并借鉴国内外先进经验，结合郑州市电子政务现状，提出了郑州市电子公文归档、电子档案管理新思路。

一、郑州市电子政务现状

　2000年，依托机关信息网，郑州市建成了连接各县(市)区、市直各委、局的电子邮件系统，明传电报、会议通知开始通过机关信息网传送；2001年，凡报送市政府的非密级请示、报告和政务信息，都实现从网上报送、返回；2002年，市政府及办公厅文件通过机关信息网发送，不再向市政府各部门发放纸质文件。目前，郑州市政府系统电子公文网上交换已经实现，几分钟内电子公文即可通过网络传到全市任何一个政府部门。在政府办公厅内部，业务处室工作人员已实现人手一机，2003年3月1日起，“郑州市电子政务系统”(OA)已投入正式运行，请示报告等政府公文的上报、办理、返回已开始全程在网上运转。2006年，郑州市机关信息网完成工作流程的优化、重组，初步实现“一门受理、并联审批”，最终实现“网上审批”。随着各级党政机关办公自动化程度日益提高，无纸化办公已是大势所趋，电子政务系统中每天都在形成大量的电子公文，这对传统的文书档案管理方法、管理手段提出了新的挑战，同时也为档案部门提供了绝好的条件与契机。

第一，通信网络与计算机网络的建设为档案部门实现电子公文归档案提供了良好的基础设施条件。第二，电子政务的建设为电子公文在线归档、电子档案在线管理提供了极好的资金与技术条件。

二、国内外电子公文归档管理模式

（一）、国外：

美国是最早建立并研究电子文件中心的国家。1988年，美国国家档案和文件署建立了电子文件中心，收集当时的现行电子文件，并且对国家档案馆、联邦机构提供的电子档案进行管理。

韩国政府也于2004年6月份制订了《电子文件利用促进法》，要求不同部门根据具体情况设立“电子文件保管所”，以提高电子文件的安全性和可信度。

荷兰国家档案馆电子文件管理专家强调了文件和档案管理规划应该列入电子政务和电子商务规划，成为其有机组成。

（二）、国内：

上海市长宁区委、区政府在建设“数字长宁”过程中，把档案信息化纳入区政务网建设的总体规划之中，与政府信息化工作同步建设，同步发展，较好地解决了电子公文归档及其管理。2003年初，覆盖全区机关各部门的档案网络已经形成。各部门通过政务网实现了电子文件的网上管理和利用，达到资源共享，形成“数字长宁”的信息中心；区内各单位建立内部管理网，有统一的管理平台，主要用于本单位电子文件归档和电子档案的管理，实现文档一体化；长宁区门户网上开通了档案查询栏目，向公众提供开放档案的目录查询和现行文件的全文查询服务。

2003年，“杭州市网上档案馆”项目开发一举成功，是国家档案局电子文件归档工作及建设示范数字档案馆试点工程之一，其思路是：通过杭州市网上档案馆的建设形成统一的电子文件、档案数据标准和档案整理规范，并以此为基础实现全市档案馆（室）之间的资源共享和数据交互，在海量存储的条件下，提供快速准确的智能全文检索功能。

2004年12月28日，江苏省常州市电子文件中心正式运行，首开国内电子文件中心之先河；其后20天，苏州“张家港市电子文件中心”开通，成为国内首家县级电子文件中心。

2005年10月19日，安徽省电子文件中心正式投入使用。

三、    目前郑州市电子公文归档案管理现状

(一)存在的问题

1、管理混乱

在现有的办公自动化系统中，从电子公文的生成到归档，在管理方法和制度上存在着混乱现象，有的还没有开始对电子公文进行归档。部分采用逻辑归档，即将电子公文进行标记或者存放到单独的数据库中即视为已经归档，但归档后的电子公文仍然存在于同一个服务器上。这样的归档方法一方面没有与未归档的电子公文安全隔离，另一方面不符合现行电子公文归档管理办法中有关物理归档的要求。由于硬件故障等原因使电子公文丢失的事件已屡屡发生，造成了档案价值的严重损失。

2、电子公文归档复杂

复杂化主要体现电子公文的最终流向是档案馆，一个市级综合档案馆要接收和管理面对几百个委办厅局的电子文件，而各单位、各部门所使用的文件处理硬软件以及数据库平台不同，门类多、品种杂，产生的电子公文数据格式、版式各异。

3、电子公文归档案管理滞后

滞后化主要体现在档案从档案室向档案馆移交的周期太长，最长的为20 年。档案移交滞后所带来的技术难题更多。因为信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，档案部门必须处理来自不同历史时期未作标准化处理的电子文件，问题多多。无以计数的办公自动化系统每日都在产生着各种数据格式的电子文件，使得十年、二十年以后，档案部门没有一个平台能完全理解这些排列、格式越来越复杂多样化的信息。这意味着将来考察中国电子政务的启动状况和发展历程时，有可能无案可查，“二十一世纪的记忆黑洞”被不幸言中！

 5、档案人员思想落伍

一些权威机构、信息化主管部门的领导缺乏档案意识的现象较为普遍。而一些档案部门的领导和工作人员又缺乏把握机遇的意识和实施前端控制的意识和勇气，缺乏提升现代化管理理念的举措，缺乏对信息技术、网络通讯技术、计算机技术发展现状和基本原理的了解；对电子公文归档与电子档案管理的重要性认识不足。

由上可见，郑州市电子公文归档与电子档案水平还很低，迫切需要有一个大的跨越。郑州市档案局领导出于自身的职业敏感，已意识到这一问题的严重性与解决问题的迫切性，并经多方的努力,在电子公文归档和电子档案管理方面,取得了一系列的成绩。

（二）取得的成绩

1、制定信息化发展规划，加强电子文件归档管理和电子档案接收工作

郑州市档案局于2004年底与市信息化工作办公室共同下发了《郑州市档案信息化建设发展规划》，对全市档案信息化建设作出了宏观部署。其中明确提出要加强电子文件归档管理和电子档案接收工作。

2、建立档案信息化领导体系，将档案信息化建设纳入全市档案工作目标考核的内容之一

一方面，在《郑州市档案信息化建设发展规划》中，明确了各县（市）区档案局应成立档案信息化建设工作领导小组，加强对这项工作的领导，并把档案信息化建设纳入全市档案工作目标考核的内容之一；另一方面，我处及时制定了《关于向郑州市电子公文档案中心报送数字化档案的通知》（郑档 [2006]26 号），提出市局将对数字档案报送情况定期进行检查通报，并把这项工作列入评先表彰及年度考核内容。

3、及时转发、制定相关档案信息化标准

国家档案局下发的各项档案信息化标准，我处均及时放在《郑州档案信息网》的《法规之窗》栏目，供广大档案工作者使用。

4、大力宣传，转变档案工作者思想观念

一方面，通过网站、报刊等媒介，大力宣传电子文件归档和电子档案管理，另一方面，将《电子文件与电子档案管理》课程列入岗位培训必修的内容，对档案人员进行系统培训。通过培训,对全市范围内电子公文归档管理的开展起到一定的推进作用，同时也进一步征求了各单位对电子公文归档管理工作的意见和建议。

5、以郑州电子公文档案中心的建设为契机，大力推进郑州市电子公文归档水平。

郑州市档案局领导班子积极协调与市政府关系，争取把档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划。郑州市电子公文档案中心就是市档案局根据郑州市政府郑政[2005]4号文：《关于郑州市2005年度电子政务建设和应用任务的通知》精神进行筹备的，实现市各级党政机关电子公文的实时归档，电子公文、部分数字化档案信息的集中存储在郑州市电子公文档案中心数据库中，由市档案局集中管理对外信息发布工作，同时提供多种快捷、简便的查询手段，建立公文档案对外服务窗口，更好的为全市各级机关及社会各界提供服务。

郑州市电子公文档案中心采取统一规划、分级建设、试点运行的方式来建设实施。2005年－2006年期间我们通过建立市级电子公文档案中心，初步实现电子公文档案接收体系的建设，解决了电子文件归档接收的迫切问题，取得了良好的运行效果。2006年6月1日召开了“郑州市电子公文档案中心项目验收会”， 郑州市电子公文档案中心项目验收专家组一致认为该项目达到了国内先进水平，同意该项目通过验收。

尽管档案工作者对电子公文归档和电子档案管理进行了一些探讨研究, 取得了一定成就, 但远不能满足我市信息化发展的需要, 还需要进行深入全面的研究, 解决电子文件与电子档案管理方面更深层次、更广泛的问题。

四、我市电子政务下的电子公文归档问题思路

1、做好宣传、沟通工作

积极、主动地向信息化、电子政务的主管部门做好宣传、沟通工作。尤其需要强调和明确的是：电子文件是国家和机构的核心信息资源，电子文件管理疏漏或管理不当，实质上是电子政务系统的一种功能缺失，势必导致机构重要文件的流失。要促进各级机构明确并履行管理电子文件的职责，做好权责划分；明确电子政务环境中文件、档案一体化管理、集成化服务的思想；明确档案部门对机构电子文件全方位指导、全过程监控的职责。

2、抓好落实工作，巩固已有成果

郑州市档案局今后将把接收电子公文及数字化档案工作常规化，对数字档案报送情况定期进行检查通报，在评先表彰及年度考核中，将《郑州市档案信息化建设发展规划》落实情况与数字档案报送情况做为考核的一项重要内容，督促各相关单位将档案信息化工作落到实处。

2、完善标准规范, 保证对电子文件从生成到归档管理上的规范性和连续性。

研究电子档案接收、保管、利用的技术方法和管理办法，开展电子档案进馆试点工作并制定电子档案接收标准和管理办法。

3、实施郑州电子公文档案中心二期工程，逐步实现通过郑州市政务网平台进行现行文件和数字化档案全文在线接收。

在2006年郑州市电子公文档案中心成功建成的基础上2007年的档案信息化建设重点是依托市电子公文档案中心，实现电子档案在线接收及馆、室一体化建设。

总之,作为档案工作者需要不断跟踪和利用最先进的信息技术,解决电子文件和电子档案管理中遇到和即将遇到的各种问题,以实现全市电子政务环境下电子文件和电子档案的规范化管理，保证电子计算机和网络环境下社会记忆的齐全、完整和准确。