档案学是一门独立的学科，它的发展与历史学、哲学、统计学、心理学、公共关系学等若干学科有着千丝万缕的联系。在以知识、信息、服务等为特征的新经济时代，面对新的机遇与挑战，医院档案管理工作如何兼收并蓄，广采众长，更好地服务于医疗、科研、教学等各种实践活动，实现医院档案工作的最终目的，这是每个医院档案工作者都十分关注的问题。本人在此结合自己的工作实践，对医院档案管理中公共关系学的运用，谈几点认识。
    一、加强形象分析，树立公关意识。
    1、明确对公共关系主体的认识。医院档案部门作为公共关系活动的主体，平时应加强理论学习，提高公关能力，树立医院档案部门及其工作人员的良好形象，并以医院最大利益为中心，把档案工作的目标放在医院发展的大目标中，努力满足医院的医疗、教学、科研和管理工作对医院档案信息的需求。
    2、明确对公共关系客体的认识。医院档案工作中，公共关系的客体不仅仅是全院职工，还包括社会其他公众，因此档案部门一定要树立公众意识和社会意识。
    3、明确对公共关系主客体关系的认识。公共关系活动中，组织利益和公众利益的完美统一是主体宗旨，因此，档案部门必须树立开放意识、互利意识和良好的沟通意识。
    4、明确对公共关系过程的认识。公共关系中主体是通过传播手段影响客体的。而非行政命令手段。因此，医院档案部门要树立传播意识、创新意识和服务意识，加强国家有关档案工作政策、法规的宣传，主动深入到医院各项工作中去，了解情况，沟通思想，改善更新服务方法和手段，尽可能地满足医院发展对档案利用的需求。
    5、明确对公共关系动力的认识。档案部门在社会公众中的良好形象和信誉，不是自发产生和形成的，而是要通过整个档案体系的运作和长期共同的努力。医院档案部门的公共关系活动是一种长期的行为，不能有急功近利、一劳永逸的思想，要树立危机意识和长远意识。
    二、区分不同对象，开展公关活动。
    1、医院主管档案工作的院级领导和部门领导是开展档案公关的首要对象。他们档案意识的强与弱，将直接影响医院档案工作的顺利开展。档案部门要利用各种机会，积极主动地向他们宣传档案工作的相关政策法规，及时向他们请示、汇报，并进行交流、沟通，争取各级领导的支持与理解。
    2、各部门专兼职档案员是开展档案公关的重要对象。如果这一环的工作未能协调好，势必会影响医院档案工作计划地实施。综合档案部门的档案员平时要深入了解各部门的工作情况，热情诚恳地指导、帮助兼职档案员掌握文件材料形成、积累的规律和立卷归档的基本方法，并及时回复、解决出现的问题；日常工作中更要积极主动、经常与他们作好思想沟通，注重“感情交流”，共同建设一支团结协作的医院档案员队伍，从而使医院档案工作的整体效能得以提高。
    3、院内其他员工更是档案公关的重要公众。对于他们，档案管理人员要改变“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，经常与他们进行有效沟通和对话，了解所需所求，树立强烈的服务意识，拓展服务领域，紧紧围绕医院各项工作的需要，积极主动地提供档案信息。
    4、随着社会民主化、信息化程度的进一步提高，越来越多的潜在利用者将会转变为现实利用者，医院档案工作者除了提供档案原文外，还要进行一些信息编研工作，通过各种渠道满足公众的多样化需求。
    三、不断总结经验，提高公关成效。
    要使公关活动有成效，首先要“坚持创新，突出服务”，建立互动机制，积极开展信息的双向沟通。俗话说“知己知彼，百战不殆”，档案部门要想真正体现自身价值，符合社会需要，就要重视档案开发利用过程中的反馈信息。医院档案部门可通过召开档案座谈会、利用效果登记等方式广泛、灵活地收集反馈信息；也可通过大众传媒以及采用用户专户专访、用户利用状况跟踪、网上调查问卷等途径收集反馈信息。
    其次，公关活动，必须以人为本。从目前大多数医院档案部门的人员状况来看，优化知识结构，抓好队伍建设已成为当前提高档案人员素质的必经之路，而做好这项工作必须抓好以下两个环节：
    1、档案人员的继续教育。抓好继续教育可以结合实际，增设一些档案工作现代化所必须掌握的技能课程，如缩微、摄影、录音、录像、计算机网络技术等，另外不能忽视对其它学科知识的学习和借鉴，拓宽档案人员的知识面，优化知识结构，提高档案工作者的综合素质。
    2、建立健全科学的激励机制。档案部门领导应当正视档案人员的心理诉求，合理应用精神激励和物质激励两种手段，以激励档案工作人员不断提高其工作质量和效率。
    总之，公共关系学是一门现代管理艺术，进入21世纪的医院档案部门要抓住契机，积极创新，通过公共关系活动的开展，全方位拓展自己的社会能力，塑造良好的档案工作形象，更好地为医院的发展乃至整个社会主义卫生事业的发展服务。